Workflow a BPM – fungování firemních procesů pod kontrolou
Máte pocit, že vám ve firmě občas něco drhne a nejde úplně podle vašich představ? Nastavte vašim procesům přesný jízdní řád. Díky workflow zabráníte zmatkům, průtahům a chybám a uvolníte si ruce pro produktivní práci.
Vyřizujete poptávky, objednávky a faktury efektivně?
Když neznáte jednoznačné odpovědi na následující otázky, dochází k průtahům, zmatkům a chybám:
- kdo schvaluje doklady?
- kdo je odpovědný za platby?
- komu se má doklad předat?
- jaké jsou termíny pro zpracování?
- kde a u koho se momentálně zpracování nachází?
- proč to ještě není hotové?!
Zabránit osudovým chybám vám pomůže modul Workflow v IS KARAT – jednoduchý nástroj, který definuje fungování procesů ve vaší firmě.
Přínosy fungujícího workflow
1. Zrychlení a zjednodušení procesů
Jednotlivé procesy workflow lze postavit nad jakoukoliv evidencí v IS KARAT nebo zcela samostatně.
4. Snížení operativní zátěže
Díky rychlému a aktuálnímu přehledu o stavu všech procesů není nutný neustálý dohled.
2. Transparentnost a kontrola
V kterémkoli okamžiku je možné zjistit stav procesu a veškeré informace jsou archivovány. Lze tak kdykoliv zpětně zjistit, kdy a jak byl doklad schvalován.
5. Snížení finančních nákladů
Standardizací procesů se sníží režijní náklady „na zmatky“ a výrazně se usnadňuje proces adaptace nových pracovníků.
3. Končí zmatky při provádění procesů
Definice workflow jednoznačně definuje postup a odpovědné osoby s podmínkami konkrétního dokladu.
Jak funguje workflow IS KARAT?
Definice procesu
Pomocí grafického modeleru navrhnete proces dle normy BPMN, určíte osoby odpovědné za jednotlivé kroky, podmínky větvení, související datová pole a změny stavů a hodnot, které se v průběhu procesu promítnou přímo do evidencí IS KARAT.
Deník úkolů
Deník úkolů je místo, ve kterém každý pracovník najde všechny své úkoly ze všech procesů na jednom místě. Má také k dispozici všechny nástroje k tomu, aby úkoly splnil, vyžádal si k nim vyjádření kolegů nebo předal řešení jiné odpovědné osobě.
Přehled procesů
Přehled slouží zejména vlastníkům procesů a managementu k získání informací o aktuálním stavu provádění procesů a případných problematických procesech. Díky tomu je možné věnovat pozornost jen anomáliím a omezit čas a úsilí věnované operativnímu dohledu nad procesy.
BPM – Business Proces Management a KARAT
Informační systém KARAT poskytuje nástroje i pro komplexní procesní řízení firmy. Přímo v IS KARAT je možné modelovat nejen spustitelné workflow procesy popsané výše, ale i obecné nespustitelné procesy a popsat tak obecně fungování celé firmy.