Intercompany workflow

Vždycky jsem odpovídal, že principiálně ano, protože workflow může být spouštěno vznikem nějakého záznamu a z jedné licence je možné vložit záznam do databáze jiné licence. Ale zařadil jsem si tuto otázku do stejné kategorie jako otázku: „A je možné vyhledávat fulltextem v obsahu dokumentů?“ při prezentacích DMS. Tedy k otázkám, které zazní prakticky na každé prezentaci, ale v  praxi se to pak nepoužívá. Letos ale došlo k tomu, že jsem byl skutečně požádán o implementaci takového řešení. V tomto článku bych rád shrnul možnosti, přínosy a omezení tohoto řešení tak, aby případní další zájemci a řešitelé měli představu, co je čeká.

CO TO JE A K ČEMU TO JE?

Pod pojmem intercompany workflow rozumím workflow proces v modulu BPM, který probíhá mezi více licencemi, tj. úkoly z tohoto procesu vznikají ve více denících úkolů. Zásadní otázkou je, kdy je takové řešení přínosné. Jde zejména o dvě situace: První je stav, kdy více licencí vzniká jako součást optimalizace struktury firem. I když de iure existuje několik firem, pracuje v nich stejný okruh zaměstnanců, většinou na obdobných pozicích, zejména na pozicích „schvalovatelů“. I když prvotní záznamy musí vznikat v jednotlivých licencích, tak schvalovatelé v takovémto případě preferují, pokud nemusí procházet několik deníků úkolů v jednotlivých licencích, ale najdou všechny úkoly na jednom místě. Druhá situace nastává, když proces skutečně probíhá mezi více licencemi. Tedy když společnosti vykonávají různé činnosti, obvykle s jinými lidmi. Například v případě projekční a realizační společnosti, kde proces propojuje jak činnosti v projekci, tak následnou realizaci.

LONG STORY SHORT: JDE TO?

Ano, jde to. Nicméně je třeba vzít v úvahu jistá omezení. Většina technických komplikací má akceptovatelné řešení, které zmíním v následující části článku. S čím je však třeba počítat jak na straně zadavatele, tak na straně řešitele, je vyšší pracnost. Ta je dána částečně nutností řešit technikálie komunikace mezi dvěma databázemi, ale zejména vyšší náročností na řešení samotného toku procesu. Při řešení procesu v jedné licenci je snadné natáhnout spoj z jednoho kroku do druhého, resp. několik spojů představujících různá pokračování (schválení, zamítnutí, nutnost doplnění apod.). V případě procesu mezi licencemi už to tak jednoduché není. Zejména v situacích, kdy tato rozhodnutí mají posouvat nebo vracet proces do různých míst. To následně znamená řadu obchodních pravidel, předávání stavových parametrů a podobně. Je tedy vždy potřeba dobře zvážit očekávané přínosy nebo nutnost takového řešení a porovnat je s vyšší pracností potřebnou jak pro prvotní návrh procesu, tak pro jeho následnou správu

CO JE TŘEBA VYŘEŠIT?

Přílohy

Skoro vždy jsou součástí workflow procesu i přílohy. Jejich předávání mezi procesy lze vyřešit buď tak, že se z jedné licence (databáze) fyzicky kopírují do druhé, nebo se použije společné úložiště. Tj. vytvoří se samostatná databáze pro ukládání příloh, která se následně namapuje jako jedno z úložišť ve všech licencích. V obou případech je ale potřeba zajistit jejich synchronizaci a zvolit její směr. Při typickém procesu schvalování nějakých dokladů to bude pravděpodobně tak, že přílohy budou primárně editovány v licenci, kde je proces zahájen, a v druhé („schvalovací“) licenci budou pouze v režimu prohlížení.

Datová pole

Synchronizaci datových polí mezi licencemi lze zajistit tak, že uživatelé nezaznamenají žádný rozdíl nebo omezení. Zásadní problém ale může být jejich editace. Datovými poli jsou často údaje, které mají v IS KARAT svůj číselník – středisko, činnost, zdroj apod. A pokud mají být v různých licencích v průběhu procesu editována, předpokládá to nějakou formu synchronizace těchto číselníků, což v případě, kdy jsou synchronizovány už před řešením workflow, není problém. Pokud by se měla synchronizace řešit až při implementaci workflow nebo jen kvůli němu, může to být jeden z faktorů, který způsobí významné navýšení pracnosti řešení. Potom je na místě zvážit, zda je jejich editace skutečně nutná.

Komentáře a historie procesu

V průběhu procesu mohou, nebo musí, uživatelé k prováděným krokům přidávat komentáře. Ty se v dialogu provedení zobrazují jak na záložce „Historie“, tak na záložce „Komentáře“. Obě záložky interně pracují s řadou tabulek a vazeb v konkrétní databázi, takže není možné zajistit, aby zobrazovaly komentáře napříč licencemi. Je tedy nutné vyřešit jejich zobrazování jinak. Jedním z možných řešení je zobrazování komentářů v dialogu provedení jako další datové pole. Příklad je znázorněn na obrázku. Pro uživatele to znamená změnu, ale nejedná se o velké omezení. Podobně je nutné speciálně vyřešit i zobrazování historie procesu na prvotních záznamech. Tato historie, která se na prvotním zpracovaném záznamu obvykle zobrazuje tlačítkem „BPM – Historie“, může být řešena obdobně jako zobrazení deníku úkolů. Pro uživatele opět neznamená toto řešení omezení informací, jak je vidět na druhém obrázku.

Správa procesu

V tomto případě nejde ani tak o omezení jako o nutnost vzít do úvahy, že následná správa a úpravy procesu budou pracnější než v případě procesu v jedné licenci. A to tím víc, čím více licencí je procesem dotčeno.

ZÁVĚR

Implementace workflow procesu mezi licencemi může zásadně zjednodušit práci a zefektivnit procesy. Nicméně je nutné zvážit vyšší náklady a nároky na správu systému a posoudit, zda přínosy převažují nad zvýšenou složitostí. Toto řešení doporučuji zejména zákazníkům, kteří mají centralizované týmy nebo potřebují hladce propojit činnosti mezi více firmami.

Robert Blaha
senior konzultant