IS KARAT v praxi – BPM (Business Proces Management)
19. prosince 2022
S nástupem nového pracovníka souvisí mnoho činností a příprav, které na sebe navazují napříč několika odděleními firmy. Přečtěte si, jak BPM pomáhá našemu HR oddělení při nástupu nového pracovníka.
Největší výhody nástupního procesu v IS KARAT:
automatizace a opakovatelnost nástupních kroků,
efektivita, rychlost,
úspora času při organizaci a komunikaci s kolegy,
přehlednost, jelikož je celý proces na jednom místě.
Jak BPM pomáhá při nástupu nového pracovníka?
V IS KARAT zadám nového pracovníka, vyplním osobní a kontaktní údaje, pozici, kouče, příslušnost k procesu, pracovní úvazek atd. Následně se spustí BPM nástupní proces, který obsahuje veškeré činnosti spojené s nástupem – od zavedení do účetních evidencí a vybavení technikou přes zařazení pracovního místa až po kompletní školicí proces. Každá činnost má v rámci BPM definovaného řešitele, takže se celý proces vztahuje přímo k příslušným kolegům, pro něž vygeneruje úkoly v rámci Workflow IS KARAT. Účetní takto obdrží informace o novém pracovníkovi např. kvůli evidenci mezd a nahlášení příslušným institucím, IT oddělení kvůli založení e-mailových účtů a přípravě technického vybavení, další kolegové kvůli zavedení do IS KARAT, KARAT Assistance či pro přípravu vozidla.
Součástí vygenerovaného BPM procesu jsou také další návazné evidence, které jsou potřebné k tomu, aby si pracovník mohl např. vykazovat svou práci na jednotlivé zakázky, aby mu bylo možné plánovat práci či aby mohl žádat o dovolenou. Jednotlivé kroky spolu úzce souvisí a je třeba dbát na správnou posloupnost při vyplňování jednotlivých polí – předem definovaná návaznost činností je proto velkou pomocí. Velkou výhodou také je, že se vyplněné moduly a evidence vzájemně provážou, což šetří mnoho času a také nervů mně i ostatním kolegům.
Při porovnání s nástupem zaměstnance, kdy jsem činnosti nástupního procesu zadávala pouze e-mailem, telefonicky nebo osobně, je tento proces skutečně výrazně efektivnější. Často mě zdržovalo za kolegy chodit a připomínat se – takto máme vše na jednom místě a veškeré nástupní činnosti jsou automatizované, což nepochybně ocení každý personalista.
Jednou z největších výhod procesu je, že s kolegy zapojenými do nástupního procesu máme přehled o stavu nástupních úkolů. Přehledně zde vidíme, zda je úkol dokončený, nebo ne, kdo má úkol na starosti a kdy byl úkol proveden. Jakékoliv bližší informace si také můžeme sdělovat v komentářích k jednotlivým úkolům. Jakmile jsou před nástupem pracovníka nebo během nástupu provedeny všechny kroky, nástupní proces ukončuji, avšak jednotlivé informace o průběhu nástupního procesu daného pracovníkova zůstávají v IS KARAT uloženy a mohu je kdykoliv upravovat a aktualizovat.
Oceňuji také, že se z evidence propojí kontaktní údaje, informace o pozici, kouči a fotografie nového pracovníka na firemní intranet KARAT Portál.
Mgr. Jana Švarc Orságová HR manažerka KARAT Software
Český průmyslový podnik ZAMET, spol. s r.o. začal v letošním roce k řízení výrobních a obchodních procesů využívat ERP systém KARAT. ZAMET se věnuje zakázkové a sériové strojírenské výrobě, specializuje na výrobu upínací techniky. Ve svých třech provozovnách zaměstnává zhruba 300 zaměstnanců.