IS KARAT v praxi – Využití modulu CRM nejen pro obchodní činnosti

CRM řešení nám umožňuje sledovat celý průběh obchodního případu a identifikovat klíčové informace nezbytné pro jakákoliv obchodní rozhodnutí. Mezi tyto údaje patří hodnota obchodní příležitosti, pravděpodobnost jejího získání, vážená hodnota příležitosti, termíny realizace a vstupní kanál, kterým příležitost vznikla. Všechny tyto informace jsou dále analyzovány a vyhodnocovány pomocí modulu Manažer informačního systému KARAT, který nám poskytuje detailní přehled o rozpracovanosti obchodních případů, jejich rozdělení dle segmentů, obchodníků, informačních kanálů, rozdělení v partnerském kanálu apod. Současně velmi pečlivě vyhodnocujeme řadu klíčových ukazatelů, jako je poměr mezi licencemi a prací, poměr mezi typy práce či celková efektivní hodinová sazba a další. Díky těmto analýzám získáváme pohled na obchodní aktivity na základě přesných a relevantních dat.

Kromě využití CRM pro podporu obchodních aktivit jej zároveň používáme i pro marketingové účely. V marketingu může být u některých z vás využití tohoto modulu méně intenzivní než u obchodních aktivit. Přináším proto krátký přehled, jak v rámci CRM podporujeme marketingové aktivity v našem informačním systému a v celé společnosti.

Pozvánky na marketingové akce, jako jsou KARAT Konference, setkání KARAT Solution partnerů, rozesílka časopisu KARAT News, vánoční dárky pro naše zákazníky, školení správcovství a otevřenosti IS KARAT či webináře na vybraná témata, jsou vždy spojeny se založením nového záznamu v evidenci Aktivity modulu CRM. Účastníci těchto akcí jsou do aktivit importováni pomocí předpřipravených filtrů, které vycházejí z různých údajů evidovaných u osob ve firmě. Tento seznam je následně manuálně upraven, přičemž účastníci mohou být ručně přidáni nebo odstraněni podle potřeby. Všichni účastníci jsou poté zařazeni do 1. stupně aktivity a připraveni k oslovení e-mailem.

Pro možné odeslání pozvánky e-mailem je třeba:

1. ŠABLONA E-MAILU

Vytvoření šablony e-mailu s pozvánkou, graficky ztvárněnou ve firemních barvách a s tematickými obrázky, je prováděno naším grafikem. Tento úkon však zvládne i běžný uživatel, který má základní znalosti.

2. DOTAZNÍK V IS KARAT

Následně je v číselníku modulu CRM IS KARAT vytvořen dotazník, který v té nejjednodušší variantě obsahuje pouze jeden dotaz: účastním se/nezúčastním se. U pozvánek na školení či webináře je dotazník rozšířen o sadu dalších otázek, například o výběr témat školení nebo webináře, zájem o zajištění ubytování apod. Dotazník má také vazbu na předpřipravenou

HTML šablonu e-mailu pozvánky, která jednoduše definuje její vzhled.

3. UDÁLOST MARKETINGOVÉ AKTIVITY V CRM

Posledním krokem je vytvoření události marketingové aktivity. Tato událost zahrnuje nadefinování parametrů, jako jsou data platnosti přihlášení, nastavení automatického vygenerování události o odeslání pozvánky pro každou oslovenou osobu v CRM, specifikace e-mailové adresy odesílatele, vazba na související dotazník a další.

Po přípravě aktivity se spuštěním funkce Generovat vytvoří jednotlivé e-maily s pozvánkou pro každého účastníka v 1. stupni aktivity. Podle nastavení automatického generování událostí může být pro všechny oslovené účastníky automaticky vytvořena odpovídající CRM událost. Ta vždy eviduje záznam o odeslání e-mailové pozvánky konkrétní osobě a firmě zákazníka s pozvánkou k účasti na příslušné marketingové akci.

Šablona e-mailové pozvánky obsahuje tlačítko Registrovat, které po kliknutí otevře dotazník spojený s pozvánkou. Oslovená osoba dotazník vyplní – v nejjednodušším případě potvrdí svou účast. V případě školení či webinářů pokračuje ve výběru jednotlivých témat a odpovídá na případné doplňující otázky.

Informace z vyplněného dotazníku k dané marketingové aktivitě se automaticky přenášejí do evidence účastníků v 1. stupni aktivity v CRM. U registrované osoby se nastaví Stav účasti na Potvrdil, a v případě školení či webináře se v Oblasti zájmu aktivity uloží všechna témata vybraná v dotazníku. Témata zájmu aktivity mohou obsahovat nejen oblasti školení či webinářů, ale také například vánoční dárky, které konkrétní osoba obdržela, sportovní aktivity, kterým se věnuje, a mnoho dalších využití.

Všechny naše obchodní aktivity vyhodnocujeme prostřednictvím modulu Manažer. Sledujeme rozpracovanost jednotlivých obchodních případů, jejich váženou hodnotu (hodnota obchodní příležitosti násobená pravděpodobností úspěchu), fakturační plán obchodních příležitostí v čase, PipeLine obchodních příležitostí podle jednotlivých obchodníků, segmentů a dalších kritérií. Modul Manažer také poskytuje řadu dalších užitečných manažerských výstupů.

Stejně jako obchodní aktivity vyhodnocujeme také marketingové aktivity. Modul nabízí široké možnosti manažerských pohledů – od přehledu počtu oslovených, přihlášených a skutečných účastníků marketingových akcí až po evidenci vánočních dárků, které umožňují sledovat, komu, kdy a jaký dárek byl věnován. Modul Manažer rovněž umožňuje vytvořit libovolnou datovou kostku pro podrobnější analýzu dat, což je standardní vlastnost systému Manažer IS KARAT.

Bc. Daniel Holec

obchodní ředitel