IS KARAT v praxi – Zařízení pod kontrolou aneb Jak efektivně plánovat termíny údržby a revizí

Vzhledem k historii naší firmy, která vznikla de facto na zelené louce před necelými dvěma dekádami, byla situace kolem údržby neustále rozvíjena a inovována. Situaci navíc ztěžoval fakt, že každá ze dvou stran JV měla o údržbě trochu jinou představu a používala jiný systém.

Jeden systém údržby běžel v prostředí MS Access a byl generován manuálně výtiskem bez zpětné vazby (vše se zapisovalo ručně na papír, a ten se poté založil). Druhý, později vzniklý, systém v prostředí MS Excel, na základě postupně vznikajících inovací v technologii, doplňoval systém první a zároveň již jakousi zpětnou vazbu v online prostředí poskytoval, nicméně „trpěl“ na anonymitu zápisu mezi směnami a neumožňoval filtrovat data.

Stejně tak nás „trápila“ nemožnost srovnání efektivity prováděných prací údržby mezi směnami i jednotlivými údržbáři. Proto jsme oslovili kolegy z KARAT Software a jelikož jsme již historicky tento systém zaváděli napříč skupinou MTX Group v ekonomické rovině, napadla nás myšlenka posunout tento systém i v naší společnosti Czech Mill, a.s., a doplnit jej o modul údržby.

Po sjednání prvotní předimplementační schůzky jsme popsali stávající stav systému údržby, jeho slabiny i vize, kam bychom jej chtěli posunout a jak rozčlenit. Zhruba za půl roku bylo hotovo a nyní již těžíme z benefitů nově zavedeného modulu údržby. Mezi hlavní výhody patří zjednodušení a převedení dvou systémů do jednoho online prostředí, které umožňuje práci s daty.

Rovněž je sledována celá historie procesů, kdo, kdy a co zadával do údržby a v jakém množství, jelikož se osoby s přístupovými právy logují do systému pod hesly. Odpadly problémy s neuloženými, přepsanými nebo vymazanými informacemi. Systém je navíc rozdělen do dvou hlavních částí, kde je část výrobní a část řekněme obchodní.

První je nazvána interní údržba, a ta nám řeší provoz od vedoucího směny dolů a její náplní je řídit a organizovat veškeré práce na týdenní anabázi pro kmenové zaměstnance. Naproti tomu druhá část je nazývána externí údržbou a do té již vedoucí směny přístup nemají.

Tato část efektivně pomáhá řídit údržbu vedoucímu údržby z pohledu plánování externích firem a servisních činností. Také usnadňuje řízení úkolů, které jsou předány z interní údržby, pokud jsou považovány za neproveditelné vlastními zaměstnanci. Z pohledu managementu je pak vše na jednom místě v reálném čase vč. dohledatelné historie kdo, co a kdy provedl, stejně tak kolik z ročních pravidelných revizí je již provedeno, které se blíží a které se příp. nestihly. Což je velmi účinný nástroj pro řízení a kontroly údržby.

Jedním z dalších již zmíněných nástrojů bylo zavedení tzv. normočasů jednotlivých operací, kdy historicky osobně nemám dobrou zkušenost s nočními směnami vč. těch víkendových z pohledu efektivity prací. Proto jsem na základě empirických zkušeností zavedl časovou náročnost jednotlivých činností, tzv. normočasy. Ty definují, kolik musí daný zaměstnanec provézt úkolů za 11 h nebo 7,5 h směnu. Časy jsou orientační, nicméně dokážou dosti napovědět o tom, jak daný údržbář/směna pracují efektivně, a zároveň jsou velmi cenným nástrojem při hodnocení zaměstnanců.

Výhledově lze do budoucna očekávat, že budeme chtít systém posunout ještě dále, např. do oblasti pravidelných reportingů e-mailem, generování objednávek přímo ze servisních zakázek, popř. do automatického sledování efektivity na měsíční statistické anabázi a mnoho dalšího.

Václav Szmek

manažer výroby společnosti Czech Mill, a.s.