Frema: Konstrukce a výroba forem se stoletou tradicí

Následující případová studie popisuje, jak se společnost, která je typickým nástrojařským podnikem, vypořádala s výběrem a nasazením moderního ERP systému.

NÁSTROJÁRNA NEJEN PRO AUTOMOBILOVÝ PRŮMYSL

Ve svých počátcích zaměstnávala společnost Frema kolem 700 lidí, a to na několika dislokovaných pracovištích. Postupem času se specializovala na výrobu forem, nejprve pro obuvnický průmysl. Během jeho útlumu postupně přenesla těžiště své produkce na automobilový průmysl a snaží se o její diverzifikaci také do dalších odvětví. V současnosti firma působí v jednom areálu, zaměstnává 90 pracovníků a dosahuje obratu kolem 70 mil. Kč.

Jejím stěžejním produktem jsou formy pro výrobu hlavových opěrek, područek, clon a dalších dílů, z nichž se pak tvoří interiér automobilu. Dále vyrábí tzv. propařovací formy pro produkty z polypropylenu a polystyrenu, jako jsou např. výplně nárazníků a formy pro pryžové výlisky, k nimž patří mj. koberečky, plata do kufrů automobilů apod.

Firma se dále zabývá produkcí jednoúčelových zařízení – rámů, nosičů doplněných o další komponenty s elektronickými nebo pneumatickými prvky. Tato zařízení jsou konstruována a vyráběna výhradně na míru a podle přání jednotlivých zákazníků. Frema poskytuje služby, a to v oblasti návrhu technického řešení forem, tvorby výkresové dokumentace, podpory vývoje finálního výrobku, výroby prototypových modelů. K samotné výrobě pak používá CNC centra, elektroerozivní hloubičky a další typické obráběcí stroje včetně měřícího zařízení, které průběžně modernizuje.

Hlavním zdrojem pro výrobu forem jsou hliníkové slitiny a ocelové materiály, které firma nakupuje vždy na základě výběrových řízení. Finální výrobky pak dodává zhruba z poloviny na český trh, zbývajících 50 % odebírají zákazníci ze zemí EU, zejména Německa a Slovinska.

INŽENÝRSKÉ PRÁCE MALÉHO ROZSAHU

Výrobní proces se spouští přijetím požadavku zákazníka, pro něhož firma vytvoří nabídku se základními obrysy řešení, které se pak dále upřesňují. Pokud dojde ke shodě na podobě výrobku a ceně, následuje tvorba technologického rozpisu, konstrukční práce a příprava výroby. Jakmile je připravena technická dokumentace, obvykle v trojrozměrné podobě, začnou se zpracovávat programy pro obráběcí stroje. Po dokončení výrobku následuje jeho odvedení na sklad a expedice zákazníkovi.

V případě, kdy nestačí vlastní výrobní kapacity, jsou k dispozici předem vytipovaní kooperanti, kteří představují určitou „zálohu“ pro plnění zakázek. Uvedeným způsobem firma realizuje cca 100 zakázek ročně. Každá z nich je v podstatě unikátní a jen velmi malý počet z nich lze opakovaně využít.

Technické dokumentace k zakázkám jsou od zavedení informačního systému KARAT evidovány v elektronickém archivu. K dalším činnostem patří poskytování servisu, který zahrnuje nejen opravy, ale i modifikace hotových forem nebo zařízení.

K ROZHODNUTÍ O INVESTICI NAPOMOHLY EVROPSKÉ FONDY

Frema původně používala samostatné aplikace pro účetnictví, výrobu a zpracování mezd. Postupem času začala uživatelům chybět provázanost na další agendy, zejména z oblasti ekonomiky a logistiky. Dílčí řešení navíc zastarávalo a dostalo se až do havarijního stavu, neboť jeho poskytovatel ukončil další vývoj a podporu.

V tomto období se firmě naskytla příležitost využít pro pořízení a implementaci moderního informačního systému dotační program ICT v podnicích, který je součástí Operačního programu Podnikání a inovace. V létě roku 2007 došlo k zásadnímu rozhodnutí pořídit informační systém právě v rámci první výzvy zmíněného dotačního programu. Vedení firmy požadovalo především komplexní řešení, které by integrovalo jednotlivé podnikové procesy a agendy. Očekávalo rovněž snížení počtu pracovníků, zejména v administrativě.

DOTAČNÍ PROGRAM OTEVŘEL NOVÉ MOŽNOSTI

„Již před rozhodnutím o investici do informačního systému za pomoci dotačního programu jsme sbírali informace o informačních systémech a jejich dodavatelích. Absolvovali jsme několik prezentací, abychom si učinili obrázek o nabídce na českém trhu a možnostech některých řešení,“ komentuje počátky výběru Vilma Štěpánová, vedoucí úseku ekonomiky a financí společnosti Frema.

„Stanovili jsme si finanční limit pro celkovou investici. Dotační program ICT v podnicích, který naší firmě poskytl 50 % financí pro realizaci projektu, nám umožnil velkoryseji uvažovat o pokrytí agend, k jejichž automatizaci a integraci bychom zřejmě jinak nepřistoupili. Časem se ale ukázalo, že jsme tuto možnost využili správně a pro firmu znamená neoddiskutovatelné přínosy,“ doplňuje Pavel Joura, ředitel a jednatel společnosti Frema.

PROČ JSME VYBRALI INFORMAČNÍ SYSTÉM KARAT?

Výběrové řízení se uskutečnilo na konci roku 2007. Firma si na jeho realizaci najala externí odborníky tak, aby jí pomohli dodržet veškeré podmínky, které vyžaduje dotační program ICT v podnicích.

Výběrového řízení se zúčastnily pouze tři společnosti. Všechny přitom nabízely český ERP produkt. Jako vítězná byla nakonec vybrána nabídka společnosti KARAT Software. Co vedlo odpovědné pracovníky společnosti Frema k takovému závěru?

„V prvé řadě byl pro nás důležitý poměr cena/kvalita každé nabídky, přičemž se ukázalo, že ani jedna z nich nesplňuje zcela stoprocentně naše požadavky. KARAT Software na rozdíl od konkurentů pro nás ale představoval seriózního garanta – byl totiž nejen dodavatelem, ale i výrobcem systému, který nese všechny záruky za jeho další vývoj a je pro zákazníka přímým partnerem v komunikaci. Ostatní nabídky totiž podali pouze distributoři, nikoliv vývojáři systému, což našim představám o další spolupráci příliš nevyhovovalo,“ uvádí Vilma Štěpánová.

„Konkurenční nabídky vykazovaly také další nedostatky. Někteří dodavatelé nabízeli příliš úzký tým pro realizaci projektu. Žádný z nich pak neuměl navrhnout odpovídající řešení pro řízení výroby, zejména pro naše specifické požadavky v oblasti nedokončené výroby,“ doplňuje Vilma Štěpánová.

„Za velice cennou považuji skutečnost, že se na výběru informačního systému podíleli sami uživatelé. Hodnocení se zúčastnilo cca 20 pracovníků, kteří v podstatné většině preferovali systém od společnosti KARAT Software,“ uzavírá problematiku výběrového řízení Pavel Joura.

Za velice cennou považuji skutečnost, že se na výběru informačního systému podíleli sami uživatelé. Hodnocení se zúčastnilo cca 20 pracovníků, kteří v podstatné většině preferovali systém od společnosti KARAT Software

Pavel Joura ředitel a jednatel společnosti Frema

HLAVNÍ ASPEKTY IMPLEMENTAČNÍHO PROJEKTU

Implementace informačního systému KARAT Advance pro 15 současně pracujících uživatelů byla zahájena v prosinci 2007 a trvala s veškerými přípravnými pracemi pět měsíců. První etapa projektu zahrnovala oblast účetnictví a řízení ekonomiky včetně výkaznictví, nákupní a prodejní logistiku, personalistiku a mzdovou agendu včetně odměňování v úkolové mzdě, řízení skladového hospodářství, řízení objednávkového cyklu a zakázek, technickou přípravu výroby, kooperace a reklamace.

Druhá etapa se věnovala zvládnutí vývojových nástrojů, tzv. otevřenosti systému KARAT, což firmě umožňuje vlastními silami si systém přizpůsobit představám uživatelů. Součástí druhé etapy byla rovněž oblast řízení majetku, implementace docházkového systému a pořízení prohlížeče ENOVIA. Projekt byl ukončen v prosinci 2009.

Firma musela řešit především vlastní interní problémy, které vyplývaly ze stavu podnikové informatiky a její obsluhy. Bylo třeba inovovat hardware, síťovou infrastrukturu i pracovní stanice. Nové prostředí moderního ERP systému kladlo vyšší nároky na uživatele, kteří byli doposud zvyklí využívat jednoduchá dialogová rozhraní nebo příkazový řádek zastaralého řešení na bázi DOS. Proto byl také kladen velký důraz na kvalitu a rozsah školení, které bylo zahájeno ještě před úvodní analýzou a definováním cílového konceptu. Uživatelé byli seznámeni především s možnostmi prostředí systému Windows a jeho obvyklými funkcemi.

„Jedním z problémů bylo přesvědčit uživatele o nutnosti pořizování některých typů dat, na něž z minulosti nebyli zvyklí. Přibylo jim tak totiž více každodenní pracovní agendy, která je však zcela nezbytná, např. pro reporting vedení společnosti,“ uvádí Pavel Joura.

SYSTÉM PŘINESL NAPROSTOU ZMĚNU MYŠLENÍ VE FIRMĚ

„Systém přinesl do firmy především pořádek v datech. Dále vnutil uživatelům jistá pravidla a pracovní návyky, s nimiž se sice vyrovnávali delší dobu, ale nyní je již jasně vidět, že jsou ku prospěchu celé firmy. Systém poskytuje jednu verzi pravdy na všech výstupech, díky integraci všech procesů šetří čas při pořizování dat z jednoho místa a vedení společnosti dostává do rukou sestavy tolik potřebné pro porovnávání ekonomických veličin v různých obdobích a manažerské rozhodování,“ vypočítává přínosy řešení Vilma Štěpánová.

„Implementační projekt přinesl i řadu vedlejších efektů. Například rozbil stávající nedobré rutinní postupy. Všichni technici, kteří se stali jeho uživateli, museli sáhnout do svých znalostí a získat na řešení problémů jiný náhled. Za důležité považuji, že se podařilo standardizovat procesy ve výrobě a skladovém hospodářství. Odbavování zakázek je nyní přehlednější, systém poskytuje možnost kontroly a ověřování použitých postupů. Jedním z důležitých nepřímých přínosů implementace je snížení stavu nízkoobrátkových zásob na skladě,“ uvádí Pavel Joura.

Za důležité považuji, že se podařilo standardizovat procesy ve výrobě a skladovém hospodářství. Odbavování zakázek je nyní přehlednější, systém poskytuje možnost kontroly a ověřování použitých postupů. Jedním z důležitých nepřímých přínosů implementace je snížení stavu nízkoobrátkových zásob na skladě.

Vilma Štěpánovávedoucí úseku ekonomiky a financí společnosti Frema

„Ne vše je samozřejmě beze zbytku hotové. Pracujeme na vylepšování systému i zkvalitňování procesů tak, aby chybovost celého řešení byla minimální. Chystáme se rovněž k zavedení nového modulu pro řízení pracovních toků a dokumentů (Workflow). Na některých oblastech budeme pro jejich složitost pracovat zřejmě delší dobu. To se týká zejména vykazování výrobních operací. Fungování nástrojárny je ze značné části založeno na schopnosti improvizace, což lze informačním systémem podchytit velmi obtížně,“ uzavírá hodnocení přínosů a výhledu dalšího rozvoje systému Pavel Joura.

DOPORUČENÍ PRO FIRMY CHYSTAJÍCÍ SE POŘÍDIT NOVÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM

Projekt ve společnosti Frema stejně jako v mnoha dalších strojírenských firmách jasně ukazuje, že hlavním faktorem úspěchu je důkladná příprava.

Ta se týká především dobře popsaných procesů a stanovení požadavků na informační systém dle priorit. Vedení firmy s klíčovými uživateli by mělo umět stanovit ne více jak 10 hlavních požadavků a ty rozpracovat tak, aby byly dostatečně podrobné a srozumitelné.

„Firma by měla vědět, kde potřebuje úpravu systému na míru a kde se naopak přizpůsobí jeho standardnímu nastavení. To samozřejmě nelze říci bez podrobné procesní analýzy. Je třeba se připravit i na další změny, v našem případě to bylo např. číslování zakázek, změnové řízení při inženýrských pracích na zakázku nebo kalkulací nákladů,“ upozorňuje Vilma Štěpánová. „Důležité je rovněž vybrat správné lidi, kteří se budou implementaci věnovat. To se týká i konzultačního týmu na straně dodavatele. My jsme v tomto měli šťastnou ruku, proto mohu říci, že s konzultačními službami KARAT Software jsme byli spokojeni,“ uzavírá doporučení společnosti Frema Pavel Joura.