ICE Industrial Services: Firma budoucnosti s podporou IS KARAT

Zabývá se automatizací, robotizací výroby ve strojírenství, automotive, metalurgii a dalšími obory, kde těžkou práci místo lidí dělají stroje. Konstruuje, vyrábí a programuje automatizované stroje a linky. Je oficiálním zastoupením předního světového dodavatele intralogistických řešení společnosti TGW. Je autorem vlastního softwaru DatICE pro měření a analýzu dat z výroby v reálném čase.

V roce 2018 se stala součástí české skupiny MTX Group a díky ní získala významnou stabilitu a potenciál k dalšímu rozvoji. Její přístup je založen na ICE hodnotách, mezi které patří tým, čestné jednání, profesionalita, flexibilita a zábava. Také proto se k ní většina zákazníků vrací s dalšími zakázkami. Jejím elixírem života jsou inovace, nejen technické, ale i ty ve fungování podniku. Je první průmyslovou společností v Česku, která zrušila hierarchickou strukturu.

Její projekty realizují sebeřízené týmy, které si přizpůsobily standardní agilní nástroje (např. Scrum) do metodiky ICEgile tak, aby odpovídaly ICE prostředí, kde je jasně definované zadání, termíny i náklady a lidé pracující na několika projektech současně. V letošním roce ICE nastoupil cestu k digitalizaci stavebnictví. Pod značkou ICE Coral vyvíjí technologie 3D tisku betonu, včetně výzkumu materiálů a technického řešení.

Do stavebnictví tak přenášejí své bohaté zkušenosti z automatizace v různých oborech průmyslu. Spojení tradičního materiálu a nejmodernějších technologií přináší úsporu materiálu, času, lidských sil i ohleduplnost k životnímu prostředí.

DŮVODY A HLAVNÍ KRITÉRIA VÝBĚRU NOVÉHO ERP ŘEŠENÍ

Ve společnosti ICE používali účetní software Pohoda, který dlouhodobě přestával vyhovovat rostoucím nárokům firmy. Hlavním impulsem pro hledání nového řešení bylo celkové propojení projektového řízení napříč s dalšími procesy ve firmě a zajištění kvalitní podpory skladového hospodářství.

Za klíčová kritéria lze potom považovat tato:

• ERP systém, který se přizpůsobí fungování společnosti ICE, nikoliv systém, kterému se bude přizpůsobovat společnost a uživatelé.
• Podpora projektové činnosti, protože každý projekt je v ICE unikátní a nejde nastavit jeden postup, který lze aplikovat na všechny projekty.
• Modularita a propojenost procesů v jednom systému.
• Možnost provádění vlastních úprav ERP systému.
• Potřeba propojení účetnictví s obchodem, sklady, docházkou, ostatní agendou v jednom systému, dostupném odkudkoliv a kdykoliv. Společnost ICE obsluhuje 12 poboček napříč Českou republikou, pracovníci cestují do desítek zemí světa, a proto potřebovali robustní, ale přesto jednoduchý a online systém.
• Controlling s dostupností veškerých dat na pár kliknutí a bez nutnosti převodních můstků.
• Podpora fiskálních období, které na sebe navazují, ale zároveň jsou dostatečně otevřená pro reálný provoz.

PRŮBĚH IMPLEMENTACE A KRITICKÉ FAKTORY ÚSPĚCHU

První měsíce docházelo k rozdělování rolí uvnitř ICE, vytvářely se mapy propojenosti, dělala se interní školení, z čehož následně vycházela i veškerá doporučení pro implementaci. Jako klíčové se ukázalo jmenování jednoho konkrétního zástupce společnosti ICE, který byl zodpovědný za veškerá jednání s dodavatelem, a to včetně definice požadavků na implementaci.

Po provedení předimplementační analýzy ze strany dodavatele a jejím vzájemném odsouhlasení proběhla ve 4. kvartále roku 2018 samotná implementace se souběžným testováním ze strany zadavatele. Toto průběžné testování a s ním související průběžný vývoj požadovaných úprav se následně pozitivně promítlo do ostrého provozu, který byl spuštěn k 1. lednu 2019.

I přes všechny výše popsané přípravy byl systém ještě v průběhu prvních 3 měsíců ostrého provozu průběžně upravován a dolaďován. Zde se jako velké plus ukázala přítomnost a plná asistence pracovníka dodavatele, který byl neustále fyzicky k dispozici.

V ČEM VÁM V PRAXI IS KARAT NEJVÍCE POMÁHÁ

Jako zcela zásadní se ukazuje využití projektového řízení IS KARAT pro plánování zakázkové výroby. Díky tomu jsou všechny potřebné údaje „na hromadě“ (nákupy/výdeje materiálu, odvedené hodiny zaměstnanců, fakturační plán, nabídky, objednávky přijaté i vydané apod.) a vytvoření nabídky pro zákazníka, která současně představuje rozpočet zakázky, je otázkou chvíle.

Rozpočet zakázky lze pak snadno operativně rozplánovat na jednotlivé měsíce trvání s možností porovnání rozpočtu zakázky s operativním plánem i skutečně vynaloženými náklady na jednom místě. K dispozici jsou dále rychlé přehledy pro měsíční reporting s možností porovnání s plánem fakturace, což pomáhá kontrole, zda je vše a včas vyfakturováno.

Pozitivně je hodnocena také skutečnost, že od první kalkulace nabídky až po dokončení projektu je vše v jedné linii. Velmi tomu napomáhá propojenost všech částí IS KARAT na pár kliků (verze nabídek, fakturační plán, plán nákladů, skutečně vynaložené náklady, faktury přijaté, faktury vydané, objednávky přijaté, vydané, předávací protokoly, dodací listy, smlouvy, …).

Samostatnou kapitolou je potom komunikace s CAD/CAM systémy. Primárním programem v ICE pro konstrukci je program Autodesk Inventor. Každý vyvíjený stroj je prototyp, tedy na začátku před implementací bylo jasné, že je potřeba řešit efektivní provázání mezi Autodesk Inventor a IS KARAT, a to hlavně z hlediska nákupu a kooperace dílů na stroje. Komunikace se řeší přes Autodesk Vault, který komunikuje přímo s databází IS KARAT. Hotové řešení dle požadavků zadavatele bylo při rozjezdu IS KARAT do ostrého provozu funkční a splnilo všechna očekávání.

Významné uplatnění v praxi našly i tzv. předběžné objednávky, které jsou využity zejména u materiálu a komponent, který má dlouhé dodací lhůty a je nutné jej objednat ještě dříve, než vstoupí do sestavy (typicky robot, o kterém se ví, že bude součástí projektu a je tedy jasné, že bude potřeba jej objednat. Sestava, do které robot vstupuje, je však řešena později. Dodací lhůta robota je však dlouhá a je potřeba jej objednat už na začátku projektu). Tato funkčnost se dnes využívá pro 100 % projektů, které společnost ICE konstruuje a vyrábí.

Je potřeba se zmínit i o využití plné Otevřenosti IS KARAT (realizace úprav systému samostatně a flexibilně). Sice to znamenalo přijetí nového specializovaného programátora na IS KARAT, tento krok se však mnohonásobně vrátil. Otevřenost IS KARAT je využívána téměř každý den a přinesla společnosti ICE vysokou míru flexibility.

Většinu úprav IS KARAT si nyní dělají ve společnosti ICE vlastními silami a s dodavatelem komunikují většinou jen v případech, se kterými si nedokáží sami poradit (legislativa, potřeba vysvětlit chování standardního řešení apod.). Zakoupení Otevřenosti IS KARAT přineslo i větší přiblížení řešení uživatelům (zlepšováním maličkostí, které je obtěžovaly při práci, i velkých věcí, kdy bylo vytvořeno vlastní řešení pro oblast, kterou IS KARAT standardně neřeší).

Z dalších přínosů IS KARAT je možné zmínit tyto:

• Všechny dokumenty (faktury, bankovní výpisy, smlouvy, …) na jednom místě.
• Workflow (nahrazení oběhu papírových dokumentů elektronickými).
• Paperless Office (jednou založený originál a dále vše k dispozici online).
• Přehledné sledování nákladů na projekty dostupné na „pár kliknutí“.
• Plánování v několika stupních zároveň vedle sebe:
  • vytváření forecastů podle projektů,
  • plánování fakturačních plánů z forecastu výnosů,
  • fakturační plán v přímé vazbě na faktury vydané.
• Vzájemná provázanost jednotlivých modulů s možností prokliku odkudkoliv až na prvotní doklad.
• Jednoduchý import platebních příkazů.
• Rychlá kontrola faktur po splatnosti díky platebnímu kalendáři.
• Generování všech dat z IS KARAT do souborů (Excel, Word, PDF) na “pár kliknutí“.
• Automatické ověřování obchodních partnerů přes oficiální webové portály Ministerstva financí ČR či VIES.
• Plná podpora pro snadnou práci s přílohami (nahrávání, verzování, …).
• Jednoduché nastavení filtrů dat.
• Vyhledáváním potřebných funkcí dle klíčových slov odpadá vyhledávání v klasické „stromové struktuře”.
• Customizace “na míru” dle individuálních potřeb.
• Uživatelsky velmi příjemné, nekomplikované prostředí.

PLÁNY DO BUDOUCNA A DALŠÍ ROZVOJ SPOLUPRÁCE

Vzhledem k zakoupení plné Otevřenosti IS KARAT a vlastních kapacit na vývoj, je v plánu spolupráce s dodavatelem pouze na složitých a zásadních změnách, které se bez něj neobejdou. Samozřejmě sledují i vývoj standardu IS KARAT, a to jak na úrovni doplňování nových funkčních vlastností do již existujících modulů, tak i pro moduly zcela nové, které výrobce průběžně uvádí na trh.

Aktuálně probíhají poslední přípravné práce na rozjezdu řešení CRM KARAT, které by mělo být v ostrém provozu od ledna 2022. Samostatnou kapitolou budoucnosti je potom přechod z outsourcingu k vybudování vlastní výroby, což bude opět znamenat čilou komunikaci s dodavatelem a využití dalších částí standardního řešení IS KARAT.