RABBIT Trhový Štěpánov: Potravinářská výroba a obchod v českém ERP systému

Činnost holdingu je soustředěna do oblasti zemědělské prvovýroby, produkce a distribuce potravin. Celá skupina zaměstnává 1 900 pracovníků a její obrat dosahuje šesti miliard Kč. Případová studie popisuje, jak společnost RABBIT Trhový Štěpánov dospěla k výměně informačního systému a postupovala při realizaci implementačního projektu. Uvádí také přínosy a plán dalšího rozvoje nasazeného ERP řešení.

OD PRVOVÝROBY PO MALOOBCHOD A DISTRIBUČNÍ SÍŤ

Většina společností spadající do skupiny RABBIT CZ má více jak dvacetiletou tradici v chovu, zpracování a distribuci masa a vajec. RABBIT Trhový Štěpánov se jako centrála holdingu zaměřuje na zpracování drůbežího a králičího masa. Náleží ji také síť maloobchodních prodejen, v níž pracuje téměř třetina zaměstnanců celé skupiny. Činnost společnosti navazuje na rozsáhlou produkci rostlinné výroby osmi dceřiných podniků, které hospodaří na výměře čítající více než 17 000 hektarů zemědělské půdy. Dále využívá koncentrovanou výrobu podniků živočišné výroby a agrochemických služeb. Disponuje rovněž vlastní produkcí krmných směsí. K hlavním zákazníkům společnosti patří obchodní řetězce Tesco, Billa, Ahold a další. Důležitým prodejním kanálem jsou také již zmíněné maloobchodní prodejny, kterých je v rámci celé skupiny přes 100. Společnost prodává své výrobky i přímo drobným odběratelům, ale jen v menším rozsahu.

Úspěch podnikání holdingu je tedy založen na vertikálně propojených činnostech, které na sebe synergicky navazují. Kromě prodeje vlastních výrobků firma obohacuje svůj sortiment produkcí jiných výrobců. Zabývá se rovněž vývozem a dovozem zboží jak v rámci EU, tak i mimo ni. Objem exportu přitom dosahuje až 200 mil. Kč.

PROČ PŘEJÍT NA MODERNÍ ERP SYSTÉM

Tři společnosti ve skupině RABBIT CZ mají v současné době nasazen informační systém KARAT. RABBIT Trhový Štěpánov se rozhodl pro toto moderní ERP řešení již v roce 2005 jako první. Následovala společnost Jatky Český Brod, která se zabývá porážkou a zpracováním vepřového a hovězího masa. Třetí firmou používající systém KARAT je RABBIT Chotýšany, orientující se na produkci krmných směsí pro prvovýrobce skupiny.

Na rok 2013 je plánována čtvrtá implementace IS KARAT, a to ve společnosti Skaličan, která se zaměřuje na porážku a zpracování hovězího a vepřového masa a také na produkci uzenin.

Než ale skupina RABBIT CZ dospěla do této fáze rozvoje IS/ ICT, musely si její společnosti projít všemi obvyklými úskalími výběru informačního systému, dodavatele a realizace implementačního projektu. Na počátku této zásadní změny byl požadavek přejít od původního IS/ICT řešení k moderní ERP koncepci. Toto rozhodnutí vyplynulo především z rozšiřování působnosti skupiny, která se postupně rozrostla o výrobnu uzenin v Čáslavi, porážku drůbežího masa v Jevíčku, králičího masa v Kasejovicích a další provozy.

Začaly vznikat problémy s daty, která byla přenášena v off -line režimu. Systém fungoval na základě dávkového zpracování lokálně uložených dat, která byla exportována do centrály. Jeho databázová platforma využívala architekturu file/server, což ovlivňovalo rychlost datových toků v rámci stále se rozrůstající datové základny. Bylo náročné udržovat více různých úložišť a zajišťovat bezchybné zpracování a konsolidaci dat tak, aby vedení společnosti a technickohospodářští pracovníci mohli využívat pravdivé a aktuální údaje ze všech součástí skupiny. Začaly se objevovat chyby v datech a situace se stala neudržitelnou. Proto v roce 2004 vedení firmy vypsalo výběrové řízení na nový informační systém pro RABBIT Trhový Štěpánov.

ZMĚNA PŮVODNÍHO ZÁMĚRU

Pověření pracovníci dostali za úkol specifikovat hlavní požadavky na nové IS/ICT řešení. Společně utvořili tým složený ze správce IT, obchodního ředitele a vedoucích jednotlivých provozů. Ten pak definoval potřeby pro všechny klíčové oblasti činností firmy. Správce IT pak na jejich základě zpracoval zadávací dokumentaci a oslovil předem vytipované dodavatele.

„Původní záměr byl sjednotit informační systém pro všechny podniky v holdingu, kterých v době výběrového řízení nebylo tolik jako nyní. Ten se nakonec neuskuteční. V roce 2012 jsme se rozhodli, že systém KARAT, který byl zvolen na počátku naší cesty k moderní ERP koncepci, bude nadále používán a rozvíjen pro výrobní a obchodní firmy naší skupiny. Čistě zemědělské podniky zůstanou u aplikace, která jim lépe vyhovuje vzhledem k odlišné specifikaci v účetní oblasti,“ uvádí Jiří Nulíček, správce IT a pracovník odpovědný za rozvoj celopodnikového informačního systému.

HLAVNÍ POŽADAVKY NA NOVÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM

Společnost očekávala od nového informačního systému především centralizaci dat do jednoho úložiště a možnost jejich on-line zpracování. Další požadavky směřovaly k napojení technických zařízení, jako jsou váhy ve výrobě a čtečky čárových kódů v expedici. Bylo nutné také rozšířit automatizaci procesů oproti stávajícímu stavu, zejména pak v oblasti skladového hospodářství a řízení hmotného toku tak, aby bylo možné pracovat se šaržemi a dohledávat původ jednotlivých výrobků.

Z technologického hlediska byla požadována modernizace infrastruktury, a tedy použití databázové platformy s architekturou klient/server a možnosti terminálového provozu. Důležité byly rovněž reference dodavatele v potravinářském průmyslu. Ostatní aspekty, jako je cena, rozsah servisních služeb nebo síla a stabilita dodavatele, nebyly v zadání blíže specifikovány. Společnost předpokládala, že tyto parametry bude moci srovnávat na základě předložených nabídek jednotlivých uchazečů.

OTEVŘENOST SYSTÉMU JAKO ROZHODUJÍCÍ VLASTNOST

Výběrového řízení se účastnilo celkem osm dodavatelských společností. Sedm z nich nabízelo české ERP řešení, jedna pak globálně poskytovaný systém. Do závěrečné fáze se spolu s dodavatelem ERP řešení KARAT dostali další dva uchazeči, z nichž jeden nabízel tuzemský a jeden světový systém. Cenově byly všechny tři nabídky srovnatelné. I v ostatních rysech si byly podobné. KARAT nakonec oproti konkurenci uspěl především díky své otevřenosti. Jako jediný umožňoval rozsáhlé úpravy sestav i dalších výstupů, aniž by k nim bylo nutné čerpat služby dodavatele. „Na dodavateli si ceníme, že byl schopen na informační systém napojit všechny technologie, které jsme využívali v provozu. Otevřenost systému nám nyní umožňuje spravovat a rozvíjet jej vlastními silami bez nutnosti využívat služeb dodavatele. Od něj požadujeme pouze přechod na novou verzi, která se mění jednou za rok. A tento stav vyhovuje podmínkám naší společnosti nejlépe,“ konstatuje Jiří Nulíček.

Na dodavateli si ceníme, že byl schopen na informační systém napojit všechny technologie, které jsme využívali v provozu. Otevřenost systému nám nyní umožňuje spravovat a rozvíjet jej vlastními silami bez nutnosti využívat služeb dodavatele.

Jiří Nulíčeksprávce IT a pracovník odpovědný za rozvoj celopodnikového informačního systému

TESTOVÁNÍ MŮŽE BÝT KRITICKOU FÁZÍ IMPLEMENTACE

První fáze implementačního projektu trvala šest měsíců. Po důkladné úvodní analýze a návrhu cílového konceptu proběhly všechny typické úkony, jako je zprovoznění hardwaru a infrastruktury, instalace modulů ERP systému a jejich parametrizace, školení uživatelů a konverze dat, testování a předání do ostrého provozu.

Vzhledem k tomu, že pracovníci RABBITu neměli dosud zkušenosti s podobným projektem, bylo třeba v následující etapě odstranit některé nedostatky, které nebyly odhaleny v analýze, a během implementace se je nepodařilo napravit. Jednalo se především o nastavování číselných řad a doladění automatizace některých funkcí. Dále bylo třeba napojit obchodní síť a zapracovat do systému veškeré procesy pokrývající objednávkový cyklus, rozbory prodejů, cenotvorbu, inventury apod.

„Implementační projekt probíhal podle našich představ. Dodavatel zajistil aktivní součinnost svých konzultantů při všech činnostech, u nichž jsme to vyžadovali. Jednalo se např. o konverzi dat, kdy jsme společně připravovali struktury pro jejich uložení v novém systému. Podobně tomu bylo při školení uživatelů. Podcení-li ale lidé přípravu a následně testovací fázi, pak školitelé dodavatele nemohou situaci zachránit a veškeré neznalosti se nakonec projeví při ostrém provozu. Proto mohu doporučit všem, které implementační projekt teprve čeká, aby se pečlivě zaměřili na testování systému na straně uživatelů. Odladění chyb a nedostatků před předáním do ostrého provozu umožní vyhnout se nepříjemnostem, které se budou muset stejně vyřešit později, ovšem za daleko složitějších podmínek,“ komentuje své zkušenosti Jiří Nulíček.

Implementační projekt probíhal podle našich představ. Dodavatel zajistil aktivní součinnost svých konzultantů při všech činnostech, u nichž jsme to vyžadovali.

Jiří Nulíčeksprávce IT a pracovník odpovědný za rozvoj celopodnikového informačního systému

ROZŠÍŘENÍ SYSTÉMU DO DALŠÍCH PODNIKŮ

ERP systém KARAT se podařilo uvést do provozu přesně dle stanoveného harmonogramu, a to k 1. lednu 2005. Ve společnosti RABBIT Trhový Štěpánov jej tak mohlo začít používat současně 30 pracujících uživatelů, a to v oblasti výroby, nákupní a prodejní logistiky, personalistiky, finančního a manažerského účetnictví.

V následující fázi projektu byly zprovozněny moduly systému určené pro Jatky Český Brod a RABBIT Chotýšany, a to pro dalších 15 uživatelů. Implementaci v těchto podnicích si již pracovníci skupiny RABBIT CZ zajišťovali z větší části sami. Obešli se bez úvodní analýzy a přikročili rovnou k parametrizaci jednotlivých funkcí, kterou prováděli na základě dosavadních zkušeností a specifických podmínek nově pokrývaných provozů. Pouze pro výrobnu krmných směsí, kde bylo nutné napojit technologii výroby na skladové hospodářství, využili pracovníci RABBITu spolupráce konzultantů KARAT Software.

Ve společnosti RABBIT Chotýšany pak museli společně zvládnout napojení vážního systému a vytvoření samostatného modulu pro laboratoř, která zajišťuje rozbory obilí a výsledných krmných směsí. Ostrý provoz systému v těchto provozech byl zahájen k 1. lednu 2007. V současnosti s ním pracuje 50 uživatelů. Celé řešení je vystavěno na dvouvrstvé architektuře klient/server, databázové platformě Sybase, technologii tlustého klienta a také na terminálovém provozu.

NAPOJENÍ TECHNOLOGIÍ Z VÝROBY, LOGISTIKY A PRODEJNÍ SÍTĚ

„Ve společnosti RABBIT Trhový Štěpánov jsme vyvinuli vlastní vážící a etiketovací systém. Využívá průmyslový hardware, k němuž jsou připojeny váhy a periferie pro tisk. Vše se nám podařilo napojit do KARATu tak, že nyní v ERP systému vystavujeme veškeré podklady pro vážení, a to od názvu přes měrné jednotky až po zákaznické etikety. Původní dávkové zpracování dat z těchto provozů jsme tak zcela nahradili on-line přístupem k podnikovému informačnímu systému, v němž nyní můžeme zpracovávat veškeré údaje z celkem 25 vážních míst. Výhodou je zejména okamžité promítnutí těchto operací do skladových pohybů a zabránění duplicitnímu pořizování dat,“ uvádí Jiří Nulíček.

„Možnosti on-line napojení jsme využili také při bezdrátovém terminálovém provozu snímačů čárových kódů. Vytvořili jsme pro něj vlastní rozhraní, které přímo komunikuje s KARATem, a obejdeme se tak bez importů a exportů dat. Například připravené objednávky se každým skenováním rovnou uloží do systému a pak se následně vyfakturují,“ dodává Jiří Nulíček. „Poslední zásadní věcí, která spočívá v integraci technologií do informačního systému KARAT, bylo vytvoření rozhraní pro komunikaci s pokladnami v prodejní síti. Nejedná se přitom o PC pokladny. Jde o uživatelsky jednoduché registrační pokladny, které umožňují připojení a práci v síti. Každou noc po pracovním dni se do systému dávkově stahují údaje o denních prodejích a objednávky. Pokladny se vynulují, doplní aktuálním ceníkem a připraví na další den,“ uzavírá Jiří Nulíček.

PŘÍNOSY ŘEŠENÍ A VÝHLED DO BUDOUCNA

K hlavním přínosům implementačního projektu patří centralizace a integrace datové základny, pořizování údajů z jednoho místa, a to maximálně jedenkrát, a dosažení jednotné verze pravdy na všech výstupech systému. Důležitá je rovněž automatizace podpůrných procesů v oblasti ekonomiky a financí, které zpracovávají data z objednávkového a doplňovacího cyklu, promítají je do účetních operací a pořizují potřebné doklady. Vše se tak děje s minimálním vlivem lidského faktoru.

K hlavním přínosům implementačního projektu patří centralizace a integrace datové základny, pořizování údajů z jednoho místa, a to maximálně jedenkrát, a dosažení jednotné verze pravdy na všech výstupech systému.

Jiří Nulíčeksprávce IT a pracovník odpovědný za rozvoj celopodnikového informačního systému

Neméně významným přínosem je již zmíněné napojení technologií z výroby, logistiky a prodejní sítě do informačního systému. On-line zpracování dat z provozů eliminuje vznik možných chyb, zvyšuje komfort a rychlost veškerých uživatelských činností při realizaci každodenní rutinní agendy.

„Rádi bychom dosáhli takového cílového stavu, který by umožnil zavedení klíčových výkonnostních ukazatelů pro podporu vrcholového rozhodování. V současné době musí postačit výstupy v podobě statických reportů, a to bychom rádi do budoucna změnili,“ říká Jiří Nulíček.

„Budeme pokračovat také v napojování provozní úrovně výroby a logistiky do informačního systému. Sbíráme data o rychlosti a vytížení linek, teplotách v chladicím systému a další technologické hodnoty. Nyní k tomu používáme vlastní aplikaci, kterou chceme integrovat přímo do portálového prostředí. To je nyní v přípravě a bude představovat jednotnou platformu pro podporu rozhodování na strategické i operativní úrovni,“ uzavírá Jiří Nulíček.