WALMAG MAGNETICS: Náročné řízení kovovýroby v rámci nadnárodní korporace

Jakým způsobem se nejmladší pobočka skupiny WMG vypořádala s nasazením nového informačního systému a co ji ještě čeká, popisuje následující případová studie.

Walker Pilana Magnetics se stala součástí koncernu Walker Magnetics Group v roce 1991, kdy investovala holandská společnost do části původního areálu Pilany a zavedla zde výrobu magnetů.

Walker Pilana Magnetics se postupně vypracovala na úroveň ostatních poboček korporace. Již není jen levným výrobním závodem své mateřské organizace v Holandsku. Zabývá se také prodejem a distribucí výrobků amerických, holandských i francouzských poboček společnosti na východní trhy. Proto došlo v posledních letech k vybudování obchodního oddělení a vytvoření vlastní cenové politiky pro výrobky celého koncernu.

Naopak pro ostatní pobočky zabezpečující západní trhy vyrábí Walker Pilana Magnetics složitější a větší výrobky na zakázku. Jde o tzv. diskrétní výrobu, která je velmi obtížně plánovatelná, neboť k jejímu spuštění dochází téměř výhradně na základě požadavků zákazníka.

V současné době pracuje ve společnosti 43 zaměstnanců, z toho je 23 výrobních dělníků, zbytek tvoří technickohospodářští pracovníci, mistři a pracovníci kontroly.

PROČ KARAT?

Po koupi holandskou pobočkou koncernu WMG společnost zavedla informační systém, který časem přestal dostačovat rozvoji podniku. Vedení firmy proto definovalo požadavky na nový informační systém a v roce 2006 rozhodlo pořídit nový komplexní ERP systém. Napomohl tomu i dotační program ICT v podnicích. Filip Sedlář, který odpovídal za implementaci ve společnosti Walker Pilana Magnetics, k výběru dodavatele uvádí: „V rámci výběrového řízení jsme posuzovali čtyři dodavatele a tři ERP systémy. Nejlépe nakonec uspěla nabídka na dodávku informačního systému KARAT, který měl pozitivní reference nejen ve výrobních firmách, ale jehož konzultanti měli i potřebné know-how.“

První fáze implementace byla zahájena v březnu 2007 analýzou procesů a návrhem cílového řešení, po kterém vedení společnosti požadovalo především snížení skladových zásob a rozpracované výroby a možnost efektivně řídit cashflow firmy.

V rámci výběrového řízení jsme posuzovali čtyři dodavatele a tři ERP systémy. Nejlépe nakonec uspěla nabídka na dodávku informačního systému KARAT, který měl pozitivní reference nejen ve výrobních firmách, ale jehož konzultanti měli i potřebné know-how.

Filip Sedlářodpovídal za implementaci ve společnosti

ÚSPĚŠNĚ VYŘEŠENÉ PROBLÉMY IMPLEMENTACE

V průběhu implementace se vyskytlo několik problémů. Komplikované importy dat z původního systému, zejména skladových karet a jejich skupin, technologických postupů a stavu rozpracované výroby, zapříčinily oddálení termínu spuštění systému do ostrého provozu. Byla tak ohrožena fakturace. Systém okamžitých a evidenčních stavů na skladových kartách umožnil vyfakturovat ke konci měsíce vše, co bylo prodáno, i když na skladových kartách nebyla k dispozici žádná zásoba.

Druhý závažný problém se týkal výroby. Při implementaci se zjistilo, že není možné použít standardní kalkulační vzorec pro ocenění rozpracované výroby z návrhu cílového řešení, protože ve skupině Walker Group se používá jiná kalkulace.

V současnosti používaný kalkulační vzorec pro rozpracovanou výrobu se skládá z mezd, kooperací, materiálu. Hodnota složky mezd je vypočítána jako vykázaná hodina pracovníka násobená sazbou za hodinu práce. Hodnota složky kooperace je FIFO cena kooperace od dodavatele. Hodnota složky materiál je FIFO nákupní cenou.

Další problém se vyskytl při oceňování materiálu. Původní systém pracoval s pevnými cenami, které byly stanoveny na celý rok dopředu, a případné rozdíly pak byly promítány do účetnictví jako cenová odchylka.

V neposlední řadě bylo nutné upravit firemní procesy tak, aby bylo možné pracovat s cenami dle FIFO, které systém KARAT využívá ve skladech i ve výrobě.

Všechny uvedené problémy se podařilo úspěšně vyřešit. Uživatelé přitom objevovali možnosti systému a získávali pod kontrolu veškeré firemní procesy.

ŠKOLENÍ JE ZÁKLAD DOBRÉHO PŘIJETÍ SYSTÉMU UŽIVATELI

Při školení uživatelů se ukázalo, jak je důležité nejen všechny procesy a postupy přesně popsat, ale také vysvětlit, proč se tyto činnosti dějí a jaký mají smysl. V této souvislosti doporučuje Filip Sedlář potenciálním uživatelům systému KARAT:

„KARAT obsahuje modul Certifikace, který je velmi dobrým pomocníkem při školení pracovníků, a to formou testování. Umí generovat testy z nápovědy KARAT, můžete v něm zadávat úkoly v posloupnosti, jako například vytvoř objednávku, z ní připrav dodací list a fakturu.“

DOSAŽENÉ CÍLE A PŘÍNOSY PROJEKTU

Na počátku projektu byly jasně definovány požadované přínosy. Nejvyšší prioritu mělo zvýšení úspěšnosti plánování na první pokus, zvýšení obrátky zásob, snížení nákladů nákupu pomocí optimalizace dodávek a zvýšení cashflow společnosti. V druhém pořadí bylo požadováno získávání informací o stavu rozpracovanosti zakázky, řízení lidských zdrojů, poskytování informací o trhu a práci obchodníků, zkrácení dodacích lhůt zakázek a zvýšení zisku. Většinu těchto požadavků se podařilo naplnit.

Některé z nich jsou součástí dalších projektů, které Pilana ve spolupráci s KARAT Software řeší v rámci rozvoje systému. Ne všechny přínosy je možné efektivně vyhodnotit, zejména pak na základě tvrdých metrik. Chybí k tomu totiž přesné referenční údaje z minulosti, kdy ve firmě fungovalo více neprovázaných systémů, bez sjednocené datové základny. K dalším významným přínosům implementace bezesporu patří pořádek v databázi obchodních kontaktů. Při zavádění CRM (modulu ro podporu řízení vztahů se zákazníky) byly vyhledány celkem tři možné zdroje obchodních kontaktů.

Prvním byla data z původního systému pro řízení výroby, druhý představoval účetní software a poslední zdroj tvořily kontakty z MS Outlook, které poskytli jednotliví pracovníci obchodního oddělení. Podařilo se tak vytvořit, vyčistit a konsolidovat databázi obsahující téměř tři tisíce kontaktů.

DALŠÍ ROZVOJ SYSTÉMU

V nejbližší budoucnosti také plánuje Walker Pilana Magnetics rozšířit systém KARAT o plánovací modul. Slibuje si od něj především zvýšení spolehlivosti dodacích termínů. Dalším cílem je zavedení odvádění výroby v reálném čase přes čárové kódy.

Počítá se také se zavedením norem pro všechny výrobní operace a změnou časového odměňování pracovníků ve výrobě na práci v úkolu. Tyto úkoly se budou realizovat v rámci běžného rozvoje systému KARAT.