IS KARAT a Signi – elektronický podpis dokumentů kýmkoliv a kdekoliv

Dalším rozšířením příležitostí pro jeho využití je nyní možnost použít pro elektronický podpis službu Signi i v komunikaci se zákazníky.

Služba Signi vznikla v létě roku 2019, tehdy ještě pod názvem iSmlouva, s cílem zajistit podepisování právně závazných dokumentů naprosto pro kohokoli. Dnes jsou prostřednictvím Signi podepisovány tisíce dokumentů měsíčně, platformu podporuje Seed Starter České spořitelny a úspěšně už proběhla také expanze na maďarský trh. Tím ale ambice Signi rozhodně nekončí – v plánu je vstup hned na několik dalších trhů po celé Evropě.

Službu Signi lze používat i bez vazby na ERP systém. A už samotná webová aplikace Signi dokáže zefektivnit administrativní agendu prakticky jakékoliv firmě a snížit časové i finanční náklady na práci s ní. Nevyžaduje také žádnou instalaci ani speciální školení. Díky integraci s IS KARAT a jeho datovou základnou lze ale celý proces zcela automatizovat a snížit tím administrativní náklady na zajištění podpisu na naprosté minimum. Jestliže například v IS KARAT vzniká doklad typu smlouva, na které jsou uvedeny podepisující osoby, může být rovnou založen požadavek na podpis těmito osobami. Ten může být následně rovnou, nebo třeba změnou stavu smlouvy, odeslán k podpisu prostřednictvím Signi. Vrácený podepsaný dokument naopak může změnit stav smlouvy a tím dát uživateli vědět, že byl celý proces podpisu dokumentu úspěšně proveden.

Základní potřeba, kterou propojení IS KARAT a Signi řeší, je tedy vzdálený podpis dokumentu uloženého v IS KARAT. A jak vlastně celý proces získání podpisu v tomto případě vypadá? Prvním krokem je vznik dokumentu v IS KARAT. Na jeho tvorbě není třeba nic měnit a nezáleží ani na tom, zda byl dokument vytvářen v IS KARAT nebo už byl vložen hotový dokument připravený k podpisu. Poté se založí požadavek na podpis a k němu připojí seznam osob, které mají dokument podepsat. Obojí může provést uživatel ručně nebo může být automatizováno. Při ručním zadáním lze podepisující osoby vybrat z číselníků osob (firem, partnerů, vlastních) nebo mohou být vloženy informace o osobě ad hoc, bez vazby na číselník (viz obrázek).

POŽADAVEK NA PODPIS DOKUMENTU S VYJMENOVANÝMI PODEPISUJÍCÍMI

Odeslaný požadavek převezme služba Signi a prostřednictvím emailu a SMS informuje podepisujícího o dokumentu, který má podepsat a provede ho samotným podpisem. Na základě úrovně zabezpečení uvedené v požadavku může být pro identifikaci podepisujícího využita kombinace emailu a telefonního čísla, Bank ID nebo až procedura odpovídající standardu AML. V nejjednodušším případě vystačí podepisující pouze s mobilním telefonem (viz obrázek).

Poté, co dokument podepíšou všichni, kdo byli v požadavku uvedeni, je dokument, včetně přidaných podpisů, předán a uložen, zpět do IS KARAT.

Druhou možností, jak využít spojení IS KARAT a Signi je tzv. podpis na jednom zařízení. V tomto případě samotný podpis probíhá ve vašem zařízení, např. na tabletu při komunikaci se zákazníkem nebo vašimi zaměstnanci. I v tomto případě je podepisující ověřen minimálně prostřednictví autorizační SMS, ale máte zcela pod kontrolou časový průběh podpisu.

Dokumenty podepsané prostřednictvím Signi jsou plně v souladu s českou právní úpravou a platné, závazné a právně vymahatelné na území České republiky, celé Evropské unie a USA. Signi také plně respektuje nařízení Evropské unie č. 910/2014 (eIDAS) o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na evropském trhu (eIDAS), které v sobě zahrnuje také úpravu digitálního podepisování dokumentů. Celé řešení je také GDPR ready.

Vzdálené podpisy prostřednictvím služby Signi integrované v IS KARAT vám tak dává možnost řešit verifikaci dokumentů moderní formou s minimální administrativní zátěží.