IS KARAT v praxi – Není cash flow jako cash flow

PROČ SE S PROVOZNÍM CASH FLOW (CF) VŮBEC TRÁPIT, KDYŽ NENÍ PROBLÉM HRADIT SVÉ ZÁVAZKY VČAS?

Provozní CF v pojetí IS KARAT může sloužit i jako užitečný nástroj pro plánování konverzí měn (nemusí být jen v měně účetnictví, ale může zobrazovat diskrepanci mezi přítoky a odtoky po měnách v čase) nebo pro optimalizaci čerpání provozního financování, nebo naopak pro plánování krátkodobých vkladů s cílem lepšího zhodnocení.

V úplně jiné rovině může provozní CF sloužit jako controllingový nástroj pro identifikaci nežádoucích stavů dokladů, které se do finančního řízení promítají významně zprostředkovaně, pokud vůbec, jako jsou například nevyřízené položky objednávek přijatých i vydaných, nevyfakturované výdejové listy či chybějící avíza k nepřiřazeným platbám.

PROVOZNÍ CASH FLOW NENÍ TEN „NUDNÝ STATUTÁRNÍ VÝKAZ“

ISK – modul Finance – téma Provozní cash flow je v podstatě „prostředím“, které umožňuje významnou customizaci podle potřeb a reality konkrétního nasazení IS KARAT ve firmě. Nabízí pohled dopředu, nikoliv jako statutární výkaz jen zpětné zhodnocení.

Základ výpočtu provozního CF je přehledně připravený – pohledávky a závazky z platebního kalendáře, zůstatky na běžných účtech a pokladnách. Přes další širokou škálu parametrů je možné si výhled provozního CF nastavit dle potřeb a představ. Od výběru období (periody) plánu, přes třídění dodavatelů a odběratelů dle skupin A-B-C, filtrování dle všech existujících účetních rozměrů až po parametry z platebního kalendáře, jako jsou nastavení parametrů Hradit, Verifikované, či Zahrnout do výstupů.

Dále je k dispozici sada parametrů, které ovlivňují, jak se chovat k datům splatnosti, zda je posouvat na pracovní dny, nebo co s tím, že zákazníci neplatí obvykle úplně na čas apod. A to jsme pořád jen v základním nastavení plánu.

Skutečnou libůstkou je záložka Ostatní příjmy a výdaje, která umožňuje několikeré využití. Každý si asi představíme nějaké „ruční vstupy“, protože si chceme do plánu zahrnout výdaje, které nemají ještě svůj účetní obraz, jako jsou očekávané hodnoty mezd a odvodů či splatných daní (jak se nastavují ruční vstupy, si řekneme dále). Kromě těchto „očekávaných hodnot“ nabízí IS KARAT automatizovaný nápočet příjmů a výdajů – a to je skutečně užitečný nástroj, který otevírá obzory nad rámec zažitého pohledu na platební kalendář. V předpřipravených automatických nápočtech naleznete například nevyfakturované výdajové listy, objednávky bez přijatých faktur či položky finančního plánu projektového řízení a celou řadu dalších „očekávatelných“ vstupů.

Je ale na uživateli, aby se zamyslel, a buď vlastními silami, nebo za podpory konzultanta, upravil způsob výpočtu automatizovaných vstupů na míru vlastním potřebám. Například máte-li u objednávek přijatých významnou část fakturovanou zálohově, je na místě pracovat s hodnotou objednávky sníženou o již vystavenou zálohu. Dalším dobrým příkladem je zohlednění rámcových objednávek či odvolávek vznikajících z EDI komunikace apod., které nejsou ve standardním pohledu řešeny, protože záleží na zvyklostech práce s těmito doklady.

CASH FLOW JAKO NÁSTROJ NEJEN PRO DOBY NAPJATÝCH PENĚŽNÍCH TOKŮ

Jak s provozním CF pracujeme v reálném provozu? Výhled stanovíme na horizont 2 měsíců – pro uřízení likvidity, ale i pro indikaci anomálií v nedávné minulosti je to zcela dostačující.

Z řady výkazů CF si bereme nastavení parametrů pro výpočet:

• počátečních stavů (u nás pracujeme se splatností dle platebního kalendáře),
• korekce data splatnosti (to je velmi užitečné, máte-li obchodní partnery, kteří se opakovaně odchylují od sjednané splatnosti – datum očekávané úhrady je tak posunuto o průměrnou odchylku minulých úhrad),
• posun splatnosti o svátky a víkendy (aby model neplánoval příchozí a odchozí platby na volné dny),
• nastavení zahrnutí předběžných plateb do počátečních stavů a samozřejmě
• kurzovní lístek.

V části finanční filtry je v našem prostředí zachována práce se všemi doklady bez omezení. Jediný filtr je na doklady „zahrnuté do výstupů“.

V našich podmínkách je poslední sekce, kterou máme definovanou, datumová – tedy jaká je perioda plánu a kolik měsíců dopředu pracujeme s daty pro plánování. Na konkrétním dokladu plánu pak tato sekce vypadá třeba takto:

RUČNÍ VSTUPY OSTATNÍCH PŘÍJMŮ A VÝDAJŮ

V některých systémech či účetních zvyklostech se tyto ruční vstupy nahrazují například vnitřními doklady. Výhoda ručních vstupů přímo v dokladu plánu cash flow je ta, že každá položka ručního vstupu má svou splatnost a díky nastavení může být z nápočtu po splatnosti automaticky vynechána – tím se eliminuje riziko duplicitní hodnoty i potřeba ruční editace vnitřních dokladů. Příklad ručního vstupu – Energie – výhled na 6 měsíců. Minulost zůstává v evidenci, ale nápočet CF již neovlivňuje.

AUTOMATICKÉ VSTUPY OSTATNÍCH PŘÍJMŮ A VÝDAJŮ

Jedná se o agendu, která již vede do hájemství programátorů, ale drobné úpravy standardních funkčností zvládne i zkušenější uživatel. Jak to tedy funguje? Prostřednictvím tabulky „Druhy ostatních příjmů a výdajů“ je zajištěna vazba na Definice automatického vzniku ostatních příjmů a výdajů, kde už je kód „na míru“, který umožňuje upravit si způsob nápočtu dané hodnoty přesně podle představ a potřeb uživatele. V tomto případě je to suma nedodaných položek objednávek přijatých očištěných o zálohy.

A CO TEĎ S TÍM?

Nad konkrétním dokladem CF spustíme výpočet a stejně jako v každé agendě IS KARAT se můžeme podívat na položky dokladu, které můžeme filtrovat, skupinovat, sčítat nebo ověřit, jaký je jejich zdroj (položky z platebního kalendáře, nebo počátečních stavů, nebo ostatních příjmů a výdajů…). Ale ruku na srdce – komu dává tabulka o tisících řádků nějakou užitečnou informaci ve své strohé struktuře? Nad dokladem provozního CF v IS KARAT najdete další možnosti, jako jsou Přehledy, Kostky či Výkaz Excel. Přehledy a kostky dělají přesně to, na co jste zvyklí v jiných částech IS KARAT.

Já jsem si vybral možnost definovat si výkazy Excelu. Opět standardní funkčnost IS KARAT, která umožňuje přes jednoduché příkazy definovat strukturu výkazu v xlsx. Protože pro mou rychlou orientaci (i pro interpretaci dat kolegům) mi dlouhodobě fungují obrázky lépe než košaté tabulky, používám triviální graf, který ukazuje aktuální stav pohledávek/závazků (a to nejen z platebního kalendáře, ale i z objednávek, příjmových listů, výdajových listů nespárovaných plateb apod.) a k nim napočítává předpokládané přítoky a odtoky po týdnech. Protože minulost nezměníme, tak k hodnotě položek, které se měly realizovat v minulosti ve výpočtu nepřihlížíme, jen jejich hodnotu zobrazujeme jako bod v grafu.

A teď se můžeme buď jen spokojeně pochválit, že máme CF v klidu a pod kontrolou, nebo se můžeme jít třeba podívat, kdo že nám to dluží po lhůtě, nebo u jaké dodávky jsme sklouznuli a co s tím uděláme, abychom třeba snížili čerpání provozních úvěrů…

Jan Lát
BENEŠ a LÁT a.s