Národní divadlo: I Prodaná nevěsta může být nomenklaturou

Dnešní podobu Národního divadla tvoří čtyři umělecké soubory, jimiž jsou Opera, Činohra, Balet a Laterna magika, a pod uměleckou správu divadla patří pět scén, a to Národní divadlo, Stavovské divadlo, Státní opera, Nová scéna a Divadlo Kolowrat. Umělecké soubory Opery, Činohry a Baletu vybírají svůj repertoár nejen z bohatého klasického odkazu, ale vedle domácích autorů se zaměřují i na moderní světovou tvorbu. Repertoár Nové scény tvoří představení Laterny magiky, Baletu a Činohry, řada vlastních projektů i pohostinských vystoupení, scénických diskuzí či jednorázových akcí, které se odehrávají jak v budově Nové scény, tak na piazzetě Národního divadla.

DŮVODY VÝBĚRU NOVÉHO INFORMAČNÍHO SYSTÉMU

Již delší dobu si v Národním divadle uvědomovali nutnost výměny stávajícího softwarového řešení pro základní procesy, které ve společnosti fungují. Využívaná řešení byla postavena na zastaralé MS-DOS platformě a pro jednotlivé procesy ve společnosti fungovala odděleně. S tím samozřejmě souvisela duplicitní práce, velké riziko chyb a další nepříjemnosti, které jsou spojené s využíváním více off-line aplikací. Na základě těchto skutečností byla v roce 2008 vypracována interní analýza ICT potřeb, která se promítla do vypsaného výběrového řízení. Toto výběrové řízení bylo nakonec z finančních důvodů zrušeno. Problémy se stávajícím SW řešením se však začaly stávat neúnosnými, a tak došlo k rozhodnutí výběrové řízení obnovit, ale s velkou vahou na cenu nabízeného řešení. Tato řešení však většinou neuměla pokrýt výrobu dekorací, rekvizit a kostýmů. Vedení Národního divadla znovu uvažovalo o pořízení více samostatných oddělených řešení, ale nakonec tuto variantu zamítlo. Poté dospělo k závěru, že z hlediska funkčnosti a ceny odpovídají potřebám Národního divadla ERP produkty Maconomy, Navision a KARAT. Tyto byly také v rámci výběrového řízení osloveny.

PROČ IS KARAT USPĚL PŘED KONKURENCÍ

Z uvedených produktů nakonec ve výběrovém řízení vyhrál IS KARAT, a to díky cenové nabídce. V tomto případě však nebyla cenová výhoda nijak promítnuta do jakéhokoliv snížení kvality dodaného řešení, ale cenový rozdíl byl způsoben zejména vhodnější licenční politikou, která přinesla např. v oblasti WorkFlow významné úspory. Vybrané řešení dokázalo pokrýt všechny poptávané procesy v organizaci, tedy včetně již zmiňované výroby dekorací, rekvizit a kostýmů. Zajímavostí celého řešení je provázanost výrobního řešení s evidencí majetku, protože výsledky výroby se následně evidují jako majetek se všemi dalšími náležitostmi. Jako základní podklad pro výběr i následnou implementaci posloužila interní analýza problémů a potřeb.

Zahájení ostrého provozu v průběhu roku mělo řadu výhod. Přelom roku je u nás dost hektický a snažit se v tomto období o rozjezd nového systému by nemuselo dopadnout dobře. Celkově bych tento způsob rozjezdu nového informačního systému doporučoval.

Ing. Martin Gerychfinanční ředitel

IMPLEMENTACE, PRŮBĚH, ZKUŠENOSTI, DOPORUČENÍ, …

V prvním kvartálu roku 2012 probíhala Předimplementační analýza a implementace tak, aby od dubna 2012 mohlo být předáno do ostrého provozu kompletní řešení ekonomiky, financí a skladů. Řešení výroby bylo plánováno na červen 2012. Nakonec došlo k finálnímu rozjezdu této části řešení až v září 2012, což bylo způsobeno divadelními prázdninami.

“Zahájení ostrého provozu v průběhu roku mělo řadu výhod. Přelom roku je u nás dost hektický a snažit se v tomto období o rozjezd nového systému by nemuselo dopadnout dobře. Celkově bych tento způsob rozjezdu nového informačního systému doporučoval,“ říká Ing. Martin Gerych, finanční ředitel společnosti.

Zkušenost z implementace v oblasti předimplementační analýzy potvrzuje velký význam tohoto dokumentu, na druhou stranu jsou při zpětném hodnocení celého procesu implementace důležitější dílčí schůzky řešitelských týmu a jejich výsledky, než je samotný výsledný dokument. Toto bylo v případě Národního divadla podpořeno faktem, že si jeho lidé velmi dobře uvědomovali nutnost změny a přesně věděli, co očekávají. Velmi důležitou roli pak hrají konkrétní osoby na straně dodavatele a jejich odborná a lidská stránka. Stejně jako ve většině takto rozsáhlých projektů se vyskytly i problémy, ale ty byly vždy včas vyřešeny.

„Předimplementační analýzu jsme četli opravdu poctivě. Nejhorší situace však nastává v okamžiku změnových řízení, kdy je zapotřebí si každou změnu dávat do souvislosti s celým dokumentem. Ale kdo má čas číst tak rozsáhlý dokument stále znovu. Ve finále si myslím, že pro nás byly přínosnější a důležitější jednotlivé schůzky v rámci vytváření předimplementační analýzy, než byl finální dokument,“ říká Ing. Martin Gerych, finanční ředitel společnosti.

„Velkou výhodou bylo, že vedoucí pracovníci byli 100% přesvědčeni o tom, že musíme jít do nového systému. Některé pracovníky na nižších pozicích bylo třeba motivovat, a to nejčastěji metodou cukru a biče,“ říká Ing. Martin Gerych, finanční ředitel společnosti.

NEJVĚTŠÍ PŘÍNOSY SPOLUPRÁCE

Od počátku byl kladen velký důraz i na řešení WorkFlow a výsledek předčil očekávání. Dochází ke komplexnímu přechodu z papírového na elektronický způsob komunikace, a tím k výrazným časovým úsporám a zefektivnění celého systému schvalování dokumentů.

Na úvod této části je zapotřebí poznamenat, že celkové očekávání odběratele bylo naplněno. A to jak po stránce produktu, tak i po stránce dodavatele, který se nestavěl pouze do role „plnitele“ všech přání zákazníka, ale aktivním způsobem navrhoval a oponoval jednotlivé části řešení, čímž se snažil přinést nové informace a zkušenosti z praxe. I z tohoto důvodu se z dodavatele, společnosti ZAS Group, stal partner na dlouhé období.

Vzhledem k rozsahu řešení IS KARAT byl následně využit i e-shop, který je integrovanou součástí IS KARAT. Přestože se prozatím nepodařilo snížit potřebu lidských zdrojů pro činnosti spojené s SW řešením, je jeho celková efektivita a výtěžnost několikanásobně vyšší než u předchozích řešení.

PLÁNY DO BUDOUCNA A ROZVOJ SPOLUPRÁCE

Strategickým úkolem pro letošní rok je vytěžit maximum z dodaného WorkFlow řešení, protože již po krátkém čase si odběratel uvědomuje jeho obrovský potenciál. Další možné rozšíření řešení IS KARAT je zvažováno pro nasazení modulu Paragonová pokladna na jednotlivé prodejny a provozy, kde dochází k výběru hotovosti. Dalším možným krokem může být automatizace exportu výkazů do formátů pro SW PC Výkaznictví společnosti MÚZO Praha, s.r.o., který je podporován a vyžadován Ministerstvem kultury.