TRUCK TRADE: S nákladem až na konec světa

Prodej vozidel a náhradních dílů včetně poskytování servisu a půjčování jasně definovalo požadavky na nový informační systém. Podívejme se, jak si s tímto úkolem poradila společnost KARAT Software jako dodavatel komplexního řešení.

NEJVĚTŠÍ DEALER ZNAČKY DAF V ČESKÉ REPUBLICE

Společnost TRUCK Trade byla založena v roce 1994 a zpočátku se soustřeďovala na poskytování profesionálních služeb v oblasti prodeje nákladních vozidel a jejich servisu v jihomoravském regionu. Postupem času se centrála společnosti v Brně-Modřicích rozrostla o další pobočky na Moravě s cílem rozšířit kvalitu svých služeb i do dalších moravských oblastí. V současné době patří firma TRUCK Trade k nejvýznamnějším prodejním a servisním dealerům značky DAF v České republice se širokým portfoliem služeb. Mezi doplňkové služby, které TRUCK Trade poskytuje, patří pronájem tahačů a valníků, a to jak dlouhodobý, tak krátkodobý, a v neposlední řadě také prodej náhradních dílů, ať už značky DAF, či unifikovaných dílů pro nákladní vozidla ostatních značek.

V roce 2007 dosáhla společnost se svými 103 zaměstnanci obratu přes 1 mld. Kč a také obsloužila více než 11 600 servisních zakázek, jejichž počet se neustále zvyšuje. Mezi nejvýznamnější zákazníky patří přední čeští autodopravci, např. H.A.S. spol. s.r.o., JAPO-autodoprava s.r.o., ANTEK & sons spol. s r.o., Milan Křížek – auto-doprava, ZPS – TRANSPORT, a.s. a další.

OD NEPROPOJENÝCH APLIKACÍ K INTEGROVANÉMU SYSTÉMU

Rozhodnutí pořídit do společnosti nový informační systém nastalo na počátku roku 2006 spolu s rozvojem dalších poboček. Ve firmě existovalo několik specializovaných aplikací, které spolu vzájemně nekomunikovaly. Vystavované doklady proto vyžadovaly další ruční zpracování pro potřeby stávajícího informačního systému. Na základě těchto překážek začalo vedení společnosti zvažovat přechod na ucelený informační systém, který by duplicitu činností odstranil.

Vzhledem k tomu, že autorizovaný dealer nákladních vozidel DAF musí respektovat nařízení a předpisy výrobce vozidel DAF, nizozemské společnosti DAF TRUCKS N.V., závisel výběr nového informačního systému do určité míry i na mateřské organizaci. Cílem bylo vybrat řešení, které by zaručovalo bezproblémovou výměnu dat včetně jednotných výstupů a sestav.

„Jakkoliv se to zdá překvapivé, tak oblast prodeje a servisu aut, potažmo nákladních vozidel, představuje v rámci obecně dostupných systémů pořád ještě neprobádanou oblast,“ uvádí Dušan Vysočan, marketingový manažer společnosti.

„V naší firmě fungovaly pro nás dvě klíčové aplikace, které bylo potřeba nahradit moderním informačním systémem se současným zachováním jejich funkcionality. Na tom jsme trvali a proto byl výběr nového informačního systému pro naši společnost značně omezen.“

DOBRÉ ZKUŠENOSTI ROZHODLY

Na základě dlouhodobých dobrých zkušeností se stávajícím informačním systémem ISO od společnosti KARAT Software se vedení firmy rozhodlo znovu právě pro spolupráci s tímto dodavatelem. Vladimír Šeliga, IT specialista společnosti, k tomu dodává: „V době, kdy jsme informační systém vybírali, neexistovalo na trhu příliš mnoho řešení, která by nám vyhovovala. Pro KARAT jsme se rozhodli na základě dobrých zkušeností s produktem, který u nás ve firmě fungoval, dále již nebylo třeba hledat.“

PRŮBĚH A ÚSKALÍ IMPLEMENTACE

Na samotnou implementaci a testování zbývaly pouhé 4 měsíce. „Překvapila nás již samotná předimplementační fáze, a to zejména svou obsáhlostí. Kdybychom tenkrát tušili, že je předimplementační analýza pro následný provoz a užívání systému KARAT tak důležitá, věnovali bychom jí daleko více času a ušetřili si mnoho problémů, které následně vznikaly při testování a v ostrém provozu,“ říká Vladimír Šeliga a dodává: „Popsali jsme důkladně činnosti, které denně provádíme, a zjednodušeně ty, s nimiž se setkáváme jen občas. Některé jsme bohužel zapomněli zanalyzovat vůbec, a z toho posléze pramenily naše problémy.“

Překvapila nás již samotná předimplementační fáze, a to zejména svou obsáhlostí. Kdybychom tenkrát tušili, že je předimplementační analýza pro následný provoz a užívání systému KARAT tak důležitá, věnovali bychom jí daleko více času a ušetřili si mnoho problémů, které následně vznikaly při testování a v ostrém provozu.

Vladimír ŠeligaIT specialista společnosti

K pozitivním rysům projektu patřila intenzivní spolupráce klíčových uživatelů s konzultanty dodavatele a jejich nefinanční zainteresovanost na úspěchu implementace. Všem pracovníkům byly podrobně vysvětleny důvody přechodu na nový informační systém a výhody, které jim implementace přinese při jejich každodenní práci. Vedení firmy nezastíralo ani obavy z náročnosti projektu a z obtíží, které se při zavádění nového systému mohou vyskytnout. Všichni zaměstnanci během implementace prošli školením a měli možnost si nový systém vyzkoušet v testovacím režimu.

SERVIS PŘÍMO NA MÍRU

Základním požadavkem firmy TRUCK Trade na nový informační systém byl modul Servisu, který společnost KARAT Software ušila zákazníkovi na míru. Vladimír Šeliga k tomu dodává: „Požadavky na nový modul Servisu byly zcela jasně dané, společnost KARAT Software se jim musela přizpůsobit a tento modul vytvořit na naše procesy ve firmě.“

JAK PROBÍHÁ SERVISNÍ ZAKÁZKA

Jakmile klient servisní zakázku založenou v systému potvrdí, technik ji přidělí konkrétnímu mechanikovi. Mechanik dostává podrobnosti zakázky ve formě tištěné sestavy ze systému KARAT a z této sestavy zjistí potřebné informace k zahájení opravy.

S tištěnou sestavou zakázky přistoupí k terminálu, kde se identifikuje svou čipovou kartou a načte z čárového kódu v záhlaví vytištěné sestavy konkrétní zakázku, na které pracuje. Stisknutím tlačítka zahájí či ukončí pracovní operaci na zakázce a tento záznam se automaticky projeví v informačním systému. Servisní technik poté nemusí počet hodin, které mechanik na zakázce odvedl, dopisovat do zakázky ručně, což její vyřízení nejen urychlí, ale také zpřesní.

Na základě zjištěné závady si mechanik vyzvedne potřebný díl či materiál ze skladu. Zakázka neslouží zároveň jako výdejka materiálu z toho důvodu, že nelze předem odhadnout, jaký díl či materiál bude k opravě potřeba. Vše závisí na zkušenostech mechanika, který si po bližším přezkoumání případu vyzvedne díly, které budou k opravě vozidla nutné. Ve skladu pouze uvede, o jakou zakázku se jedná a skladník mu daný díl vydá.

V systému KARAT je k dispozici informace, na jaké pozici se daný díl nachází, což usnadňuje orientaci mezi tisícovkami skladových položek. Současně je také přiřazen vydaný díl ke konkrétní zakázce.

PŮJČOVNA PRO VŠECHNY

Dalším modulem, který společnost KARAT Software tvořila pro TRUCK Trade na míru, byla Půjčovna.

„Snažíme se Půjčovnu prezentovat jako alternativu operativního leasingu. I když dané vozidlo není v režimu leasingu, pro zákazníka jde z hlediska nákladů o podobnou situaci,“ vysvětluje Dušan Vysočan.

Výhoda půjčování je nesporná. Autodopravce, který získá zakázku, k níž nedisponuje příslušným vozovým parkem, má možnost si potřebná vozidla zapůjčit a zakázku tímto plně uspokojit. Má tak předem jasně definováno, kolik jej bude půjčení vozidel stát a je tudíž schopen si veškeré náklady přesně odhadnout. Modul Půjčovna umí samozřejmě vytvořit smlouvu o zápůjčce, předávací protokol a podklady pro fakturaci.

„Původně jsme začínali se třemi vozidly, které jsme nepotřebovali nijak zvlášť evidovat a které plnily funkci náhradního vozidla, když k nám zákazník přijel s opravou. Postupem času se díky rostoucímu zájmu o tuto službu funkce Půjčovny rozrostla a bylo potřeba začít vést celou příslušnou agendu,“ uvedl Dušan Vysočan.

Implementace modulu Půjčovna probíhala zároveň s implementací základních funkcí systému. Nyní se v něm nalézá více jak 40 vozidel.

ŘÍZENÍ VZTAHŮ SE ZÁKAZNÍKY

Oblast CRM byla na počátku pro uživatele systému novinkou. Ale vzhledem k tomu, že ale pracují s velkým počtem klientů, začali tuto funkcionalitu aktivně využívat. „Momentálně máme v modulu CRM evidováno přibližně 4 500 kontaktů, z toho je asi 2000 aktivních, s nimiž naši obchodníci pracují. Každý z nich má možnost se do těchto kontaktů podívat a řídit své vlastní obchodní případy,“ komentuje využití modulu Dušan Vysočan.

Kontakty do systému vkládají nejen uživatelé, získávají se také od externího dodavatele, který na základě přesně vymezených výběrových podmínek vytváří databázi na míru. Ta musí být propojitelná s informačním systémem KARAT a příslušná data použitelná v modulu CRM.

Veškeré realizované aktivity v rámci obchodu musí být podle pravidel společnosti evidovány. V systému lze tedy dohledat jednotlivé interakce obchodníků s klienty a zjistit jejich úspěšnost. Pro společnost navíc zůstávají zachovány všechny podrobné informace o obchodních případech, což je v případě odchodu některého z obchodníků velmi cenné.

PŘÍNOSY IMPLEMENTACE Z POHLEDU MANAGEMENTU

Přínosy přechodu na informační systém KARAT se projevily jak ihned po spuštění systému, tak v průběhu dalších měsíců jeho používání. K okamžitým přínosům bezesporu patří sjednocení datové základny v rámci společnosti a pořizování dat na jednom místě v systému.

Sjednocení dat a možnost na jejich nahlížení v rámci sítě poboček umožnilo např. sledovat platební morálku klientů, neboť v minulosti se nezřídka stávalo, že zákazník, který nesplácel své pohledávky na centrále, činil objednávky servisu pro svůj vozový park na pobočkách. Pohledávky ve společnosti se tak podařilo výrazně snížit.

Dalším neoddiskutovatelným přínosem systému KARAT je poskytování jednotné verze pravdy v rámci celé společnosti, s níž je možno pracovat online.

V systému KARAT je vedena historie každého servisního případu včetně komunikace se zákazníkem, a všechny informace jsou k dispozici oprávněným uživatelům.

Dušan Vysočanmarketingový manažer společnosti

„Všichni technici nyní přesně vědí, jaké opravy a v jakém rozsahu byly na vozidle prováděny, což nám šetří čas a zvyšuje kvalitu prováděných servisních služeb zákazníkům,“ uvádí Dušan Vysočan.

„V systému KARAT je vedena historie každého servisního případu včetně komunikace se zákazníkem, a všechny informace jsou k dispozici oprávněným uživatelům,“ uzavírá Dušan Vysočan.